Kürzlich erhielt ich eine typische Anfrage: Ein Kunde wollte mich mit der Erstellung seines „IT-Handbuchs“ beauftragen. Nun ist im Ausbildungsbereich ein IT-Handbuch ein Dokument, das die Grundlagen der Informationstechnik für Fachinformatiker vermittelt. Doch das meinte der Kunde natürlich nicht.
Da war es also wieder einmal: Das Problem, dass es im Bereich der IT-Dokumentation keine standardisierten Begriffe gibt. Genauso wenig wie es konkrete Anforderungen an die IT-Dokumentation gibt, so wenig sind die Bezeichnungen für Dokumente normiert. Dabei wäre es sehr hilfreich, wenn jeder etwa unter einem Betriebshandbuch das Gleiche verstehen würde.
Was ist ein Betriebshandbuch?
Sucht man im Internet nach dem Begriff „Betriebshandbuch“ danach findet man mehrere Tausend Einträge. Und fast genauso unterschiedlich ist das, was diesem inhaltlich zugeordnet wird. Und selbst Wikipedia „kapituliert“ an dieser Stelle. So ist hier u. a. zu lesen:
„IT-Betriebshandbuch“ in der IT. Es gab hierzu eine Definition im V-Modell: BetrHb. Diese ist in der aktuellen Version nicht mehr enthalten, sodass es keine verbindliche Definition dazu gibt.
Nicht besser verhält es sich mit Begriffen wie IT-Sicherheitshandbuch oder Notfallhandbuch. Letztes wird immer wieder als „das Dokument“ für das Notfallmanagement betrachtet. Dass das Notfallhandbuch aber nur einen Teilbereich der Notfalldokumentation abdeckt, wird dabei meist übersehen, (siehe hierzu den Beitrag (K)ein Standard für das IT-Notfallmanagement – BSI Standard 100-4).
Gut zu wissen: In unserem Praxisbuch IT-Dokumentation finden Sie eine Übersicht aller wichtigen Dokumententypen und deren Einordnung. Mehr Informationen zum Praxisbuch…
Eigenes Glossar erforderlich
Die vorstehenden Beispiele verdeutlichen, dass man von einer eigentlich erforderlichen Standardisierung von Dokumentbezeichnungen gerade im Bereich der IT weit entfernt ist. Das kann man bedauern, aber leider nicht ändern. Für die Schaffung eines gemeinsamen Sprachverständnisses innerhalb des eigenen Unternehmens kann man aber etwas tun: Erstellen Sie Ihr eigenes Glossar. In diesem sollten alle Begriffe mit Relevanz für die IT-Dokumentation definiert werden. Weiterhin muss die verbindliche Verwendung der Begriffe kommuniziert und sichergestellt werden, sodass jeder, der Dokumente erstellt, die Bezeichnungen wie definiert verwendet. Die Vorteile eines solchen Verzeichnisses liegen auf der Hand: Die Begriffe sind standardisiert und jeder weiß, wovon er spricht. Außerdem verringert es den Aufwand bei der Dokumentenerstellung. In den Dokumenten genügt dann in der Regel ein Verweis auf das zentrale Glossar und Abkürzungsverzeichnis. Lediglich Dokumente, die auch extern verfügbar sein müssen, müssen noch ein dokumentenspezifisches Glossar beinhalten.
Die Einrichtung eines Glossars bringt erfahrungsgemäß großen Nutzen. Allerdings setzt der Aufbau und die Pflege zentraler Verzeichnisses die Einrichtung, Einhaltung und Überwachung von Regeln voraus.
- Wer verantwortet und pflegt das Glossar?
- Wer darf Einträge in das Glossar schreiben, ändern oder löschen?
- Wer definiert die Begriffe?
- Wer ist für die Bereitstellung zuständig?
Wird das Glossar ausschließlich zentral gepflegt, muss außerdem festgelegt werden, wie neue Einträge in das Glossar gelangen und wie mit Vorschlägen zum Beispiel von Benutzern umzugehen ist. Diese Punkte können sinnvollerweise in einer Dokumentationsrichtlinie geregelt werden.
Nutzen Sie das Glossar auf dieser Website
Um Ihnen diese Aufgabe zu erleichtern, haben wir im Glossar eine Sammlung wichtiger Begriffe zusammengestellt und werden diese regelmäßig erweitern. Ziel unseres Glossars ist es, einen Vorschlag zur Vereinheitlichung von Begriffsinhalten im IT-Dokumentations-Umfeld zu machen. Vielleicht gelingt es uns gemeinsam mit Ihnen einer Standardisierung ein wenig näherzukommen. Fehlt Ihnen ein Glossarbegriff oder haben Sie Anmerkungen zu bestehenden Begriffen, freuen wir uns über eine Mail an info@dokuit.de.
Manuela Reiss dokuit®