Jedes Unternehmen muss sich heute mit Digitalisierung und digitalem Wandel beschäftigen. Diese Entwicklungen haben zwangsläufig auch Einfluss auf die Ausgestaltung der IT-Dokumentation. Im Beitrag befassen wir uns mit der Frage, wie sich der Wandel auf die IT-Dokumentation auswirkt und wie Unternehmen ihre IT-Dokumentation zukunftsorientiert aufstellen können.
IT-Dokumentation und digitaler Wandel – ein Gegensatz?
Beim Thema Dokumentation allgemein und bei der IT-Dokumentation im Besonderen haben wohl viele immer noch das Bild von umfangreichen und unflexiblen und durch Regularien getriebene Dokumentenablagen im Kopf. Ein Bild also, das zu Themen wie digitale Geschäftsmodelle, agile Softwareentwicklung und KI-gestützte Technologien nicht richtig passen will.
Es ist daher zunächst einmal wichtig, sich die Aufgabe von Dokumentation im heutigen IT-Alltag zu vergegenwärtigen. Wir alle erleben, welchen Schub die Digitalisierung durch die Pandemie erfahren hat. Und Wirtschaft und Politik sind sich darüber einig, dass Digitalisierung und digitale Transformation die zentralen Aufgaben von Unternehmen in den nächsten Jahren sein werden. Dies aber erfordert auch angepasste Dokumentationstechniken, -strukturen und damit auch weiterentwickelte Kompetenzen.
Die Rolle der IT (-Dokumentation) bei digitaler Transformation
Unternehmen agieren heute zunehmend im Spannungsfeld zwischen der Notwendigkeit zur Flexibilisierung, Neuausrichtung ihrer Geschäftsprozesse und Errichtung neuer Geschäftsfelder einerseits sowie steigender regulatorischer Anforderungen andererseits. Damit muss die Dokumentation zum einen an den Anforderungen des digitalen Wandels ausgerichtet werden und diesen wirkungsvoll unterstützen. Zum anderen ist sie nach wie vor ein wichtiges Management- und Compliance-Werkzeug.
Steigende regulatorische Anforderungen
Über die steigenden Anforderungen, denen IT-Organisationen aufgrund ständig steigender Sicherheitsanforderungen unterliegen, muss man kaum noch zu reden. Betrachtet man nur einmal die Banken- und Versicherungsbranche, so wird deutlich, dass die Dokumentationspflichten in den letzten Jahren nicht weniger, sondern deutlich mehr geworden sind. Regularien wie DSGVO, IT-Sicherheitsgesetz, MARisk und diverse Verwaltungsvorschriften der Bafin (BAIT, VAIT, KAIT) verlangen auch jeweils eine darauf ausgerichtete Dokumentation.
Zwangsläufig steigen mit jeder neuen Anforderung auch die Dokumentationsaufgaben. Denn die von den Regularien geforderten Maßnahmen sind keine einmalige Aufgabe, sondern erfordern einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess sowie ein internes Kontrollsystem (IKS). Beides aber ist ohne eine anforderungsgerechte Dokumentation nicht umsetzbar.
Parallel führen die steigenden Wettbewerbsanforderungen an IT-Abteilungen dazu, dass der Erfolgsdruck auf die Managementebene bis hin zu den CIOs weiter zunimmt. Heute müssen IT-Organisationen jederzeit in der Lage sein, Umstrukturierungen, Fusionen und neue Kooperationsmodelle schnell und sicher zu bewältigen und dabei zunehmend die Rolle des Enablers einnehmen. Themengebiete wie IT-Strategie, IT-Risikomanagement und IT-Compliance gewinnen daher für das IT-Management zunehmend an Relevanz. Zudem kommen immer wieder neue Managementaufgabengebiete hinzu. Enterprise Application Management und Business Servicemanagement sind nur einige Themen, mit denen sich das IT-Management heute beschäftigen muss.
Unterstützung digitaler Geschäftsmodelle
Bei Digitaler Transformation sind es immer zwei Aspekte, die eng zusammenspielen – die Veränderung von Geschäftsmodellen mit einhergehender Optimierung von Geschäftsprozessen sowie der durchdringende Einsatz von IT-Technologien als Träger der Transformation. Wichtig ist dabei: Der Aspekt der Geschwindigkeit ist beim digitalen Wandel essenziell. Um aber das übergeordnete Ziel Echtzeit beziehungsweise Geschwindigkeit in die Tat umsetzen zu können, muss die IT hierauf ausgerichtet werden. Hierzu gehören 24/7-Prozesse, unterstützt von bestmöglich verzahnten und flexiblen Anwendungen.
Die IT liefert damit die Grundlagen für die digitalen Services und Geschäftsmodelle und bekommt zwangsläufig einen weiter steigenden Stellenwert – ohne sie geht es nicht. Dies erfordert eine moderne, agile, modulare und sichere IT Architektur, als technische Basis für die digitalen Lösungen. Gesteuert werden aber auch die neuen Technologien durch Menschen. Und diese benötigten nach wie vor Informationen zur Erledigung ihrer Aufgaben und damit eine adäquate, d.h. eine ebenfalls bestmöglich verzahnte und flexible Dokumentation.
Gut zu wissen: Manuela Reiss ist zertifizierte „Digital Transformation Consultant – IHK“ und befasst sich seit langem mit den sich ständig ändernden Anforderungen an die IT-Dokumentation. Sie berät Ihre Kunden zu Fragen zur Rolle der Dokumentation in digitalen Prozessen. Mehr erfahren…
Referenzstruktur für die IT-Dokumentation
Die vorstehenden Ausführungen machen deutlich, dass die IT-Dokumentation zukünftig noch mehr als heute verschiedene „Welten“ bedienen muss. Es stellt sich die Frage, wie IT-Organisationen es schaffen können, ihre Dokumentation zukunftsorientiert aufzustellen.
Im Beitrag IT-Dokumentation – Was ist das? stellen wir den von uns entwickelten Strukturierungsansatz vor. Im Zentrum stehen hier zwei IT-bezogene Dokumentationsbereiche:
- Dokumentation für das IT-Management: Das Management ist für die Steuerung des operativen IT-Betriebs verantwortlich und definiert für diesen die Vorgaben. Typische IT-Managementbereiche sind IT-Strategie, Architekturmanagement, Sicherheitsmanagement, IT-Servicemanagement, Risikomanagement und andere.
- Dokumentation für den operativen Betrieb: Hierzu zählen gemäß unserem Modell – abhängig von der unternehmensspezifischen Ausprägung – die Bereiche Infrastruktur- und Systemtrieb, Infrastrukturprojekte, Service- und Anwendungsbetrieb und ggf. auch die Anwendungsentwicklung.
Während also die Dokumentation für das IT-Management im Wesentlichen die Compliance-Anforderungen abdeckt, bilden die übrigen Bereiche die Dokumentation der verschiedenen technischen operativen Aufgabenfelder ab.
Entwicklung eines Zielbilds auf Basis der Referenzstruktur
Die dargestellte Referenzstruktur ist grundsätzlich unabhängig vom Grad der Digitalisierung und des Einsatzes digitaler Geschäftsprozesse. Sie kann daher sowohl für die Abbildung der aktuellen/traditionellen Dokumentationsarchitektur, als auch für die Entwicklung der Zielarchitektur verwendet werden. Hierzu zwei Beispiele:
IT-Infrastrukturbetrieb
Der klassische Infrastrukturbetrieb ist geprägt durch die Bereitstellung von Netzwerk-, Serverdienste und Clientdiensten. Mit zunehmender Digitalisierung rücken zusätzliche Technologien in den Fokus. Denn für die Erreichung der Ziele im Rahmen der digitalen Transformation werden demzufolge entsprechende Technologien benötigt:
- Technologien zur Speicherung und zur Bereitstellung von Informationen, z. B. Cloud-Speicher, hybride Systeme, Content Delivery Portale (CDP), Blockchain
- Technologien zur Erkennung von assoziativen und kausalen Zusammenhängen, z. B. Data Analytics und Big Data
- Technologien zur Kommunikation mit dem Benutzer, z. B. Avatare, Chatbots
- Technologien zur Kombination physischer und digitaler Welten, z. B. Augmented Reality (AR) und Virtual Reality (VR)
- Technologien zur Entscheidungsfindung, z. B. KI gesteuerte Systeme
- Technologien zur Ausführung von Aktionen, z. B. Robotik, Drohnen-Technik, IT-gesteuerte Prozessketten
Abhängig von dem individuellen Stand der Einführung digitaler Geschäftsprozesse, kann es daher erforderlich sein, neben dem klassischen IT-Infrastrukturbereich, die Dokumentationserfordernisse beispielsweise für die Bereiche Cloud-Infrastrukturen und Fertigungsinfrastrukturen zu berücksichtigen.
Softwareentwicklung
Agile Softwareentwicklungsprozesse sind ein wesentliches Merkmal digitaler Transformation. Die agile Softwareentwicklung unterscheidet sich grundlegend von Phasenmodellen, bei denen Releasezyklen zum Einsatz kommen, die durch sequenzielle Phasen definiert werden. Teams, die nach dem Prinzip der agilen Softwareentwicklung arbeiten, stellen Kunden fortlaufend Änderungen und Verbesserungen zur Verfügung, holen deren Feedback ein und nutzen es, um die Wünsche und Anforderungen der Kunden für ihre Anwendungen zu berücksichtigen. Dem muss eine entsprechend agile und möglichst automatisierte Dokumentation Rechnung tragen.
Eine zunehmende Rolle spielen in diesem Zusammenhang DevOps. DevOps Ansätze sind als Organisationsform agiler Entwicklungsprozesse ausgerichtet auf die Automatisierung in der IT. Ein kontinuierliches, möglichst automatisiertes Monitoring überwacht unter anderem die sogenannte Deploymentpipeline. Im Vergleich zu traditionellen Methoden bei der Entwicklung von Software schließen DevOps also die Lücke zwischen den Entwickler- und Betriebsteams. Die Zusammenführung von Entwicklung und Betrieb sorgt für präzisere Anforderungen, bessere Kommunikation und damit kürzere Markteinführungszeiten. Die Dokumentation dieser agilen Organisationsform erfolgt dabei nicht mehr nachgelagert zum Projektabschluss, sondern parallel zu den Entwicklungsprozessen.
Die Verwendung des DevOps-Ansatzes bedeutet für die Entwickler eine vermehrte Beschäftigung mit der Installation bzw. Konfiguration von erforderlichen Systemen und mit Aspekten der IT-Sicherheit („DevSecOps“) sowie mit der Planung und Durchführung von Auslieferungen. DevSecOps steht für Development (Entwicklung), Security (Sicherheit) und Operations (Abläufe). Es handelt sich um einen Ansatz für Unternehmenskultur, Automatisierung und Plattformdesign, bei dem Sicherheit in den gesamten IT-Lifecycle integriert ist.
Wie in der Abbildung Dokumentationsfelder aus Sicht der IT-Organisation dargestellt, ist es problemlos möglich, die DevOps-Dokumentation in der dargestellten Dokumentationsarchitektur abzubilden.
Ihr Vorteil: Im Bereich Services auf dieser Website finden Sie ausführliche Informationen zu unserer Vorgehensweise – von der Analyse und Konzeption über die Umsetzung bis hin zur langfristigen Unterstützung.
Manuela Reiss dokuit®