„Eine jederzeit aktuelle IT-Dokumentation – so gelingt es“ ist der Titel eines Beitrags, den ich 2014 beim Hanser Verlag veröffentlicht hatte. Aber noch heute kämpfen viele IT-Organisationen mit ihren „historisch gewachsenen Dokumentationsstrukturen“ und veralteten Dokumentenablagen, sodass die Überschrift eigentlich heißen müsste: Eine jederzeit aktuelle IT-Dokumentation – warum gelingt es so selten?
Mehr denn je sehen sich IT-Organisationen steigenden Anforderungen, auch an die Dokumentation, ausgesetzt. Und die Anforderungen steigen weiter an. Sowohl bei Großunternehmen und Konzernen als auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen sind die Geschäftsprozesse so tief mit der IT verzahnt, dass diese nicht mehr ohne IT-Unterstützung ausgeführt werden können. Hinzu kommen zahlreiche und vielfältige neue gesetzliche Vorschriften, die zwar größtenteils geschäftliche Aspekte betreffen, sich jedoch zum Teil ganz erheblich auf die IT auswirken. Und mit jeder neuen Anforderung nehmen auch die Dokumentationsaufgaben zu. Denn keine der damit verbundenen Aufgaben ist eine einmalige Aufgabe, sondern erfordert vielmehr einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess sowie ein internes Kontrollsystem (IKS). Beides aber ist ohne eine anforderungsgerechte Dokumentation nicht umsetzbar.
„You get what you pay for“ oder fünf Wege zu einer nutzlosen Dokumentation
Trotz erkannter Notwendigkeit zum Aufbau und zur Pflege einer anforderungsgerechten und aktuellen IT-Dokumentation gelingt die Umsetzung in der Praxis oft nur schleppend und viele IT-Organisationen sind sich bewusst, dass ihre Dokumentation weder den eigenen, noch externen Anforderungen genügt. Bei der Suche nach Gründen für eine unzureichende IT-Dokumentation wird nicht selten der „Dokumentationsunmut“ von Administratoren, Entwicklern und Technikern an erster Stelle genannt. Doch diese Argumentation greift zu kurz. Denn Administratoren, die meinen, auf eine Dokumentation verzichten zu können, weil sie „wissen, was zu tun ist“, bilden heute eher die Ausnahme.
Zu den größten Hemmnissen zählen vielmehr:
- Fehlende Einbindung in die Managementprozesse,
- keine ganzheitliche Konzeption,
- unzureichenden Regelungen für die Dokumentenlenkung.
In unserer Beratungspraxis stoßen wir dabei konkret immer wieder auf die folgenden Problemfelder:
- Die Dokumentation wird „sich selbst überlassen“ – es gibt keine übergeordneten Verantwortlichkeiten.
Die Erstellung und Pflege der Dokumentation wird ausschließlich als operative Aufgabe betrachtet und nicht als ein durch das Management zu steuernder Prozess. In der Folge gibt es weder geregelte Dokumentationsverfahren noch zugeordnete Verantwortlichkeiten für die IT-Dokumentation. Viele Organisationen vertrauen darauf, dass eine Dokumentation „irgendwie entsteht“.
In der Servicebeschreibung Pflege und Qualitätssicherung erläutern wir Ihnen, wie Sie Ihre Dokumentation dauerhaft aktuell halten können.
- Die Dokumentation wird ausschließlich als möglichst klein zu haltender Kostenfaktor betrachtet
„Die Pflege einer IT-Dokumentation kostet nur Zeit und Ressourcen, ist eigentlich nicht erforderlich und muss nur erstellt werden, weil es regulatorische Anforderungen gibt“ ist eine verbreitete Haltung. Dementsprechend wird die IT-Dokumentation lediglich als Kostenfaktor betrachtet, der so weit wie möglich einzuschränken ist. In der Praxis führt dies dazu, dass für Dokumentationsaufgaben weder intern noch bei Outsourcing Gelder und personelle Ressourcen eingeplant werden.
Mehr über die Anforderungen an die Dokumentation bei Outsourcing erfahren Sie im Use Case Dokumentation bei IT-Outsourcing
- Betrachtet wird ausschließlich: „Was muss dokumentiert werden, aber nicht wie“.
Bei der konkreten Umsetzung und dem Aufbau ihrer IT-Dokumentation beschränken sich viele IT-Organisationen auf die Identifizierung und Erstellung der geforderten Dokumente. Im Mittelpunkt stehen Fragen zu Dokumenteninhalten und zum Detaillierungsgrad der Dokumente. Anforderungen an die Qualität der Dokumentation (Aktualität, Vollständigkeit, Pflegbarkeit, Skalierbarkeit, Sicherheit) werden meist nicht betrachtet.
Wir unterstützen Sie dabei, die Anforderungen und Ziele zu ermitteln. Mehr dazu in der Servicebeschreibung Analyse & Konzeption.
- Es gibt keine Vorgaben für die Dokumentation – jeder dokumentiert, was er für richtig hält.
Die fehlende Steuerung der IT-Dokumentation bedingt in der Folge fehlende Vorgaben für Dokumentationsaufgaben. Beispielsweise haben nur die wenigsten IT-Organisationen eine Klassifizierung der Dokumente im Hinblick auf die Verantwortungsebenen sowie eine Dokumentenhierarchie definiert. Damit verbunden fehlen auch Regelungen, welche Funktionen für die Erstellung welcher Dokumente, beispielsweise für die Erstellung von Richtlinien, zuständig sind. Die Bereitstellung einzelner Vorlagen ist dabei auch keine Lösung.
Beachten Sie hierzu auch den Use Case Konsolidierung der IT-Dokumentation.
- Fehlendes Management wird durch neue Tools ersetzt
Werden Probleme mit der IT-Dokumentation erkannt, wird häufig versucht, diesen durch Einführung eines (neuen) Tools zu begegnen. Nicht selten wird dann versucht durch Anschaffung etwa eines Inventarisierungstools, einer Configuration Management Database (CMDB)-Lösung oder durch Bereitstellung eines WIKIs die IT-Dokumentation aufzubauen. Jedes Tool für sich ist zwar sicherlich hilfreich, kann allein aber nicht die Grundproblematik lösen. Gerade die Anschaffung von Werkzeugen für die IT-Dokumentation setzt eine ganzheitliche Strategie für die Dokumentation voraus. Schließlich ist es ohne definierte Vorgaben kaum möglich, Anforderungen an eine neue Lösung zu definieren. Nur mit einer entsprechenden Konzeption für das anzuschaffende Tool kann sichergestellt werden, dass es geeignet ist, die Dokumentationsverfahren effektiv zu unterstützen und Insellösungen können vermieden werden.
Hinweise zur richtigen Vorgehensweise finden Sie in unserer Servicebeschreibung: Umsetzung & Optimierung.
Manuela Reiss dokuit®