„Eine jederzeit aktuelle IT-Dokumentation – so gelingt es“ ist der Titel eines Beitrags, den ich 2014 beim Hanser Verlag veröffentlicht hatte. Aber …
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Konsolidierung der IT-Dokumentation
Auf Fileservern, SharePoint-Bibliotheken oder WIKIs sind oft Unmengen von Dokumenten abgelegt. Trotzdem fehlen wichtige Informationen bzw. Dokumente. Verschärft wird die Situation aktuell dadurch, dass viele Bereiche und Teams ihre eigenen Dokumenten-Silos aufbauen.
Historisch gewachsene Strukturen entflechten
In vielen IT-Organisationen besteht die IT-Systemlandschaft aus einem über viele Jahre gewachsenen Geflecht verschiedener IT-Systeme. Den historisch gewachsenen Systemlandschaften entsprechend, besteht auch die IT-Dokumentation häufig aus zahlreichen und nicht strukturierten Dokumentationen, die verteilt in verschiedenen Ablagestrukturen liegen.
Und da für die verschiedenen Aufgabenfelder der IT in den vergangenen Jahren immer mehr Fachanwendungen zur Aufgabenunterstützung entwickelt wurden, erfolgt die Erhebung der Informationen und deren Dokumentation zunehmend verteilt in diversen Systemen. Hierzu zählen etwa Anwendungen für Inventarisierung, Monitoring, Lizenzverwaltung, Softwareverteilung und Ticketbearbeitung..
Konsolidierung der Dokumentationslandschaft
Erschwerend kommt hinzu, dass verstärkt durch die veränderten Arbeitsweisen während der Corona-Pandemie die dezentrale Erstellung und Speicherung von Dokumentation zugenommen hat. Nicht selten sind etwa die Informationen für eine Anwendung verteilt an verschiedenen Orten wie im zentralen Filesystem, der Teams-Website des Projektteams, einem vom Team gepflegten WIKI und persönlichen OneNote-Notizbüchern zu finden.
Die Analyse und Konsolidierung der aktuellen Dokumentationslandschaft ist daher der erste wichtige Schritt. Hierin müssen alle für die Dokumentation verwendeten Anwendungen und Ablagesysteme einbezogen werden. Ziel der Ist-Analyse ist es, einen Überblick über den aktuellen Stand der Dokumentation und die verwendeten Dokumentationsabläufe und -verfahren zu erhalten. Darauf aufbauend können im nächsten Schritt die Anforderungsanalyse und die Konzeption der zukünftigen Struktur der IT-Dokumentation erfolgen.
Hierbei können wir Sie unterstützen
Konsolidierung der aktuellen Dokumentationslandschaft und der Dokumentationsverfahren
Konzeption der zukünftigen IT-Dokumentationsarchitektur und der Dokumentationsverfahren
Identifizierung erforderlicher Maßnahmen zur Konsolidierung der Dokumentation
Migration bestehender Dokumentationen (auf Basis eines zu erstellenden Migrationskonzepts)
Gerne stellen wir Ihnen unser Vorgehen in einem Telefonat näher vor. Vereinbaren Sie ein Erstgespräch per E-Mail oder rufen Sie uns an.
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