Glossar

Der Begriff „Aktivität“ wird im deutschen Sprachgebrauch unterschiedlich verwendet. In Prozessen bzw. in Verfahren bildet eine Aktivität die kleinste Ausführungseinheit und ist dadurch gekennzeichnet, dass die Verantwortung für diese nicht unterteilbar ist. Die Durchführung von Aktivitäten sollte durch Arbeitsanweisungen bzw. Arbeitsanleitungen unterstützt werden.

Eine Änderungsanforderung (engl. Request for Change – RFC) beschreibt einen formellen und standardisierten Antrag zur Durchführung einer Änderung im Rahmen des betrieblichen Änderungsmanagements bzw. im Rahmen von Projekten. Der Antrag muss alle Informationen enthalten, die zur Genehmigung und erfolgreichen Durchführung der beantragten Änderung erforderlich sind.

Aufgabe von Änderungsmanagement in der IT ist die Steuerung des Lebenszyklus aller Änderungen. Hierzu plant, bewertet, autorisiert, koordiniert, überwacht und dokumentiert das Änderungsmanagement alle Änderungen (Changes).  Ziel ist, dass Änderungen an Systemen oder Prozessen kontrolliert und dokumentiert erfolgen und damit die mit Änderungen einhergehenden Risiken für die IT-Services minimiert werden. Abzugrenzen vom Änderungsmanagement ist das Veränderungsmanagement.  Zu beachten ist, dass der englische Begriff Change Management vielfach für beides verwendet wird, was zu Missverständnissen führen kann.

Eine Arbeitsanleitung liefert zumeist in textueller Form detaillierte Informationen zur Unterstützung der Aufgabenerfüllung. Arbeitsanleitungen sind im Gegensatz zu Arbeitsanweisungen nicht verbindlich, sondern stellen unverbindliche Arbeitshilfen dar, die nicht zwingend einzuhalten sind. Arbeitsanleitungen stellen gemäß der hier verwendeten Systematik einen Dokumententyp dar.

Eine Arbeitsanweisung definiert Vorgaben für die ordnungsgemäße Ausführung einer definierten Tätigkeit. Arbeitsanweisungen beschreiben detailliert und für den Ausführenden verständlich, verbindlich und verpflichtend auf welche Art eine Tätigkeit auszuführen ist. Hierbei kann es sich u. a. um textliche Beschreibungen, Checklisten, Mustervorlagen, Formulare und Fragenkataloge handeln. Sie sind an einen Prozess oder ein Verfahren gebunden, regeln tätigkeitsbezogene Abläufe und zielen auf eine einheitliche und standardisierte Erfüllung der Aufgaben. Im Gegensatz zu den Arbeitsanleitungen haben Arbeitsanweisungen verbindlichen Charakter. Sie sollten daher von einer autorisierten Stelle freigegeben werden. Arbeitsrechtlich konkretisieren Arbeitsanweisungen rechtsverbindlich, wie die arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitsleistung eines Arbeitnehmers generell oder im Einzelfall auszuführen ist. Der englische Begriff Work Instruction wird vielfach sowohl für Arbeitsanweisungen, als auch für Arbeitsanleitungen verwendet. Arbeitsanweisungen stellen gemäß der hier verwendeten Systematik einen Dokumententyp dar.

Arbeitshilfen ergänzen übergeordnete Vorgabedokumente und liefern detaillierte Informationen zur Unterstützung der Aufgabenerfüllung. Hierbei kann es sich um Arbeitsanleitungen, Checklisten, grafische Arbeitsabläufe und Fragenkataloge o.ä. handeln.

Im deutschen Sprachraum werden Vorgabedokumente häufig kurz als Dokumente und Nachweisdokumente als Aufzeichnungen bezeichnet. Aufzeichnungen sind Dokumente, die erreichte Ergebnisse beschreiben und einen Nachweis über ausgeführte Tätigkeiten bereitstellen. Aufzeichnungen können beispielsweise angewendet werden zur Darlegung von Rückverfolgbarkeit und zum Nachweis von Verifizierung. Synonym für Aufzeichnungen wird der Begriff Nachweisdokumente verwendet. Ob Aufzeichnungen in Papierform oder in elektronischen Systemen verwaltet werden, spielt dabei keine Rolle. Da Aufzeichnungen definitionsgemäß nach deren Erstellung nicht verändert werden, gibt es für diese keine Revisionstände. Typischerweise zählen Systemprotokolle, Auswertungen (Reports, Analysen, Statistiken), Protokolle (Testprotokolle, Abnahmeprotokolle u. a.), ausgefüllte Formulare und Checklisten zu den Aufzeichnungen. In der Praxis ist die Zuordnung eines Dokuments als Nachweisdokument, jedoch nicht immer eindeutig. Eine Aufgabenliste beispielsweise beinhaltet gleichzeitig Vorgaben und dient als Nachweis. Dem möchte auch die International Organization for Standardization (ISO) mit dem Begriff der Dokumentierten Informationen Rechnung tragen (ISO/IEC Directives Part 1, Annex SL  – Richtlinien zur Entwicklung von internationalen Managementsystemnormen). Bei den ISO/IEC Directives, Part 1 handelt es sich um einen Leitfaden für die Entwickler von Managementsystemstandards, der sicherstellen soll, dass zukünftig alle Normen einer gemeinsamen übergeordneten Struktur und einheitlichen Anforderungen entsprechen.

Aufzeichnungsdokumente werden im allgemeinen Sprachgebrauch meist kurz als Aufzeichnungen oder Nachweisdokumente bezeichnet. Bei Aufzeichnungsdokumenten handelt es sich um Dokumente, die erreichte Ergebnisse beschreiben und einen Nachweis über ausgeführte Tätigkeiten bereitstellen. Aufzeichnungen können beispielsweise angewendet werden zur Darlegung von Rückverfolgbarkeit und zum Nachweis von Verifizierung.  Ob Aufzeichnungsdokumente in Papierform oder in elektronischen Systemen verwaltet werden, spielt dabei keine Rolle.