Sowohl in der Fachsprache, als auch in der Praxis werden die Begriffe Leitlinie, Richtlinie, Policy und Guideline häufig synonym für ein und denselben Dokumententyp bzw. ohne eine eindeutige Definition der Begriffe verwendet. Eine direkte Übersetzung des Begriffs „policy“ beispielsweise führt zu „Richtlinie“ und „Strategie“ und (seltener) zu „Grundsatz“. Umgekehrt führt die direkte Übersetzung von Leitlinie zu „policy“ und „guideline“ und von „Richtlinie“ zu „directive“, guideline“ und „policy.
Im Rahmen des dokuit-Strukturierungsmodells wird der Begriff Leitlinie wie folgt verwendet: Eine Leitlinie regelt Grundsätze, Ziele, Maßnahmen und Verantwortlichkeiten und das Vorgehen bei Verstößen. Außerdem beschreibt sie Strategie, Ausrichtung und Kommittent des obersten Managements zum jeweiligen Sachverhalt. Im Unterschied zur Richtlinie enthält eine Leitlinie keine konkreten Handlungsregeln.
Leitlinien stellen gemäß der hier verwendeten Systematik einen Dokumententyp dar.