Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) definiert verbindlich für alle Unternehmen, die der gesetzlichen Meldepflicht unterliegen, klare Anforderungen an die Dokumentation bezüglich der Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit eines Verfahrens, in denen personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet oder genutzt werden. Darin ist zu dokumentieren, welche personenbezogenen Daten mithilfe welcher Verfahren auf welche Weise verarbeitet werden und welche Datenschutzmaßnahmen dabei getroffen wurden. Die Beschreibung der Verarbeitungstätigkeiten dient dem behördlichen Datenschutzbeauftragten als Prüfungsunterlage und ist ihm zur Aufnahme in das Verfahrensverzeichnis zur Verfügung zu stellen.
Hinweis: Mit Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 wurde das Verfahrensverzeichnis durch ein zuführendes Verarbeitungsverzeichnis bzw. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten abgelöst. Zu den Verarbeitungstätigkeiten im Sinne des Datenschutzes gehören alle Vorgänge im Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten.