Im deutschen Sprachraum werden Vorgabedokumente häufig kurz als Dokumente und Nachweisdokumente als Aufzeichnungen bezeichnet. Aufzeichnungen sind Dokumente, die erreichte Ergebnisse beschreiben und einen Nachweis über ausgeführte Tätigkeiten bereitstellen. Aufzeichnungen können beispielsweise angewendet werden zur Darlegung von Rückverfolgbarkeit und zum Nachweis von Verifizierung. Synonym für Aufzeichnungen wird der Begriff Nachweisdokumente verwendet. Ob Aufzeichnungen in Papierform oder in elektronischen Systemen verwaltet werden, spielt dabei keine Rolle.
Da Aufzeichnungen definitionsgemäß nach deren Erstellung nicht verändert werden, gibt es für diese keine Revisionstände. Typischerweise zählen Systemprotokolle, Auswertungen (Reports, Analysen, Statistiken), Protokolle (Testprotokolle, Abnahmeprotokolle u. a.), ausgefüllte Formulare und Checklisten zu den Aufzeichnungen.
In der Praxis ist die Zuordnung eines Dokuments als Nachweisdokument, jedoch nicht immer eindeutig. Eine Aufgabenliste beispielsweise beinhaltet gleichzeitig Vorgaben und dient als Nachweis. Dem möchte auch die International Organization for Standardization (ISO) mit dem Begriff der Dokumentierten Informationen Rechnung tragen (ISO/IEC Directives Part 1, Annex SL – Richtlinien zur Entwicklung von internationalen Managementsystemnormen). Bei den ISO/IEC Directives, Part 1 handelt es sich um einen Leitfaden für die Entwickler von Managementsystemstandards, der sicherstellen soll, dass zukünftig alle Normen einer gemeinsamen übergeordneten Struktur und einheitlichen Anforderungen entsprechen.