Glossar

Der Begriff „Aktivität“ wird im deutschen Sprachgebrauch unterschiedlich verwendet. In Prozessen bzw. in Verfahren bildet eine Aktivität die kleinste Ausführungseinheit und ist dadurch gekennzeichnet, dass die Verantwortung für diese nicht unterteilbar ist. Die Durchführung von Aktivitäten sollte durch Arbeitsanweisungen bzw. Arbeitsanleitungen unterstützt werden.

Eine Änderungsanforderung (engl. Request for Change – RFC) beschreibt einen formellen und standardisierten Antrag zur Durchführung einer Änderung im Rahmen des betrieblichen Änderungsmanagements bzw. im Rahmen von Projekten. Der Antrag muss alle Informationen enthalten, die zur Genehmigung und erfolgreichen Durchführung der beantragten Änderung erforderlich sind.

Aufgabe von Änderungsmanagement in der IT ist die Steuerung des Lebenszyklus aller Änderungen. Hierzu plant, bewertet, autorisiert, koordiniert, überwacht und dokumentiert das Änderungsmanagement alle Änderungen (Changes).  Ziel ist, dass Änderungen an Systemen oder Prozessen kontrolliert und dokumentiert erfolgen und damit die mit Änderungen einhergehenden Risiken für die IT-Services minimiert werden. Abzugrenzen vom Änderungsmanagement ist das Veränderungsmanagement.  Zu beachten ist, dass der englische Begriff Change Management vielfach für beides verwendet wird, was zu Missverständnissen führen kann.

Eine Arbeitsanleitung liefert zumeist in textueller Form detaillierte Informationen zur Unterstützung der Aufgabenerfüllung. Arbeitsanleitungen sind im Gegensatz zu Arbeitsanweisungen nicht verbindlich, sondern stellen unverbindliche Arbeitshilfen dar, die nicht zwingend einzuhalten sind. Arbeitsanleitungen stellen gemäß der hier verwendeten Systematik einen Dokumententyp dar.

Eine Arbeitsanweisung definiert Vorgaben für die ordnungsgemäße Ausführung einer definierten Tätigkeit. Arbeitsanweisungen beschreiben detailliert und für den Ausführenden verständlich, verbindlich und verpflichtend auf welche Art eine Tätigkeit auszuführen ist. Hierbei kann es sich u. a. um textliche Beschreibungen, Checklisten, Mustervorlagen, Formulare und Fragenkataloge handeln. Sie sind an einen Prozess oder ein Verfahren gebunden, regeln tätigkeitsbezogene Abläufe und zielen auf eine einheitliche und standardisierte Erfüllung der Aufgaben. Im Gegensatz zu den Arbeitsanleitungen haben Arbeitsanweisungen verbindlichen Charakter. Sie sollten daher von einer autorisierten Stelle freigegeben werden. Arbeitsrechtlich konkretisieren Arbeitsanweisungen rechtsverbindlich, wie die arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitsleistung eines Arbeitnehmers generell oder im Einzelfall auszuführen ist. Der englische Begriff Work Instruction wird vielfach sowohl für Arbeitsanweisungen, als auch für Arbeitsanleitungen verwendet. Arbeitsanweisungen stellen gemäß der hier verwendeten Systematik einen Dokumententyp dar.

Arbeitshilfen ergänzen übergeordnete Vorgabedokumente und liefern detaillierte Informationen zur Unterstützung der Aufgabenerfüllung. Hierbei kann es sich um Arbeitsanleitungen, Checklisten, grafische Arbeitsabläufe und Fragenkataloge o.ä. handeln.

Im deutschen Sprachraum werden Vorgabedokumente häufig kurz als Dokumente und Nachweisdokumente als Aufzeichnungen bezeichnet. Aufzeichnungen sind Dokumente, die erreichte Ergebnisse beschreiben und einen Nachweis über ausgeführte Tätigkeiten bereitstellen. Aufzeichnungen können beispielsweise angewendet werden zur Darlegung von Rückverfolgbarkeit und zum Nachweis von Verifizierung. Synonym für Aufzeichnungen wird der Begriff Nachweisdokumente verwendet. Ob Aufzeichnungen in Papierform oder in elektronischen Systemen verwaltet werden, spielt dabei keine Rolle. Da Aufzeichnungen definitionsgemäß nach deren Erstellung nicht verändert werden, gibt es für diese keine Revisionstände. Typischerweise zählen Systemprotokolle, Auswertungen (Reports, Analysen, Statistiken), Protokolle (Testprotokolle, Abnahmeprotokolle u. a.), ausgefüllte Formulare und Checklisten zu den Aufzeichnungen. In der Praxis ist die Zuordnung eines Dokuments als Nachweisdokument, jedoch nicht immer eindeutig. Eine Aufgabenliste beispielsweise beinhaltet gleichzeitig Vorgaben und dient als Nachweis. Dem möchte auch die International Organization for Standardization (ISO) mit dem Begriff der Dokumentierten Informationen Rechnung tragen (ISO/IEC Directives Part 1, Annex SL  – Richtlinien zur Entwicklung von internationalen Managementsystemnormen). Bei den ISO/IEC Directives, Part 1 handelt es sich um einen Leitfaden für die Entwickler von Managementsystemstandards, der sicherstellen soll, dass zukünftig alle Normen einer gemeinsamen übergeordneten Struktur und einheitlichen Anforderungen entsprechen.

Aufzeichnungsdokumente werden im allgemeinen Sprachgebrauch meist kurz als Aufzeichnungen oder Nachweisdokumente bezeichnet. Bei Aufzeichnungsdokumenten handelt es sich um Dokumente, die erreichte Ergebnisse beschreiben und einen Nachweis über ausgeführte Tätigkeiten bereitstellen. Aufzeichnungen können beispielsweise angewendet werden zur Darlegung von Rückverfolgbarkeit und zum Nachweis von Verifizierung.  Ob Aufzeichnungsdokumente in Papierform oder in elektronischen Systemen verwaltet werden, spielt dabei keine Rolle.

Bebauungspläne visualisieren IT-Landschaften und deren Beziehungen zu den Geschäftsprozessen und den Organisationseinheiten.

Ein Betriebshandbuch beschreibt „Wer, Was, Wann, Wie, Wie oft“ tun muss, um den operativen Betrieb einschließlich der erforderlichen Kontroll- und Wartungsarbeiten sicherzustellen, d.h. die operativen Tätigkeiten. Im dokuit-Strukturierungsmodell ist die Erstellung von Betriebshandbüchern definitionsgemäß auf Fachanwendungen beschränkt. Für IT- und Infrastruktursysteme hingegen sind Systemakten zu pflegen. Wichtig sind u.a. Beschreibungen aller notwendigen Maßnahmen und deren Einhaltung zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Anwendungsbetriebs sowie der Betriebsbedingungen und Voraussetzungen. Auch Anleitungen und Workarounds für das Störungsmanagement können in die Betriebshandbücher aufgenommen werden. In der Praxis besteht ein Betriebshandbuch deshalb häufig aus einem Set an Dokumenten, das zum einen Ablaufbeschreibungen und zum anderen Arbeitshilfen für die täglichen Routinearbeiten umfasst. Hierbei kann es sich um textliche Anleitungen, bei komplexeren Abläufen auch um Handbücher handeln. Hilfreich sind auch Zeitpläne, Formulare und Checklisten. Checklisten und Formulare können während der Ausführung der Aktivität ausgefüllt und abgezeichnet werden und dienen dann als Nachweisdokumente. Betriebshandbücher stellen gemäß der hier verwendeten Systematik einen Dokumententyp dar.

Aufgabe des betrieblichen Kontinuitätsmanagements (englisch Business Continuity Management – kurz BCM) ist der Aufbau eines leistungsfähigen Notfall- und Krisenmanagements zur systematischen Vorbereitung auf die Bewältigung von Schadenereignissen. Ziel ist es, dass zeitkritische Geschäftsprozesse auch bei massiven Schadensereignissen nicht (durch präventive Maßnahmen) oder nur eine vertretbare Zeit (durch reaktive Maßnahmen) unterbrochen werden und die wirtschaftliche Existenz des Unternehmens trotz Schadenereignis gesichert bleibt. Im deutschen Sprachraum findet anstelle von BCM derzeit eher der Begriff Notfallmanagement Anwendung.

Change Management ist u.a. in ITIL definiert als Prozess, der das Ziel hat, dass alle Anpassungen an IT-Services kontrolliert, effizient und unter Minimierung von Risiken für den Betrieb der Business-Services durchgeführt werden (siehe Änderungsmanagement). Daneben existiert der Begriff Change-Management in der Betriebswirtschaftslehre als eigenständige Disziplin zur Umsetzung weitreichender Veränderungen in Organisationen (siehe Veränderungsmanagement).  

Der Begriff Daten wird in den verschiedenen Fachsprachen unterschiedlich verwendet. Die hier dargestellte Definition betrachtet Daten aus Sicht des Dokumentationsmanagements. Gemäß ISO 9000 (2015) sind Daten ein Objekt betreffende Fakten. Ein Objekt steht hierbei für etwas Materielles, Immaterielles (z. B. Gesetze, Software) oder etwas Imaginäres (z. B. ein zukünftiger Zustand). Ebenfalls in Anlehnung an die Definition der DIN EN ISO 9000:2015 werden Informationen definiert als Daten mit Bedeutung. Informationen entstehen, wenn Daten analysiert bzw. kombiniert und so in einen konkreten Kontext gesetzt werden. Die zu einem Dokument zusammengefassten Informationen müssen als Gesamtheit erkennbar, zugreifbar und verwendbar sein. Die in einer CMDB gesammelten Daten sind also erst einmal kein Dokument. Die in einer weiterverwendbaren Sicht aggregierten Daten sind aber durchaus als Dokument zu begreifen.

Der Begriff Datenschutz wird in der Praxis nicht einheitlich verwendet. Je nach Betrachtungsweise wird Datenschutz verstanden als Schutz vor missbräuchlicher Datenverarbeitung, Schutz des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung, Schutz des Persönlichkeitsrechts bei der Datenverarbeitung oder Schutz der Privatsphäre. Das BDSG und die DSGVO fokussieren den Schutz der personenbezogenen Daten. Ziel von Datenschutz ist demnach der Schutz des Einzelnen vor Beeinträchtigungen seines Rechtes auf informationelle Selbstbestimmung, kraft dessen jeder Bürger grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner personenbezogenen Daten bestimmen darf. Personenbezogene Daten sind all jene Informationen, die sich auf eine natürliche Person beziehen oder zumindest beziehbar sind und so Rückschlüsse auf deren Persönlichkeit erlauben. Besondere personenbezogene Daten umfassen Informationen über die ethnische und kulturelle Herkunft, politische, religiöse und philosophische Überzeugungen, Gesundheit, Sexualität und Gewerkschaftszugehörigkeit. Sie sind besonders schützenswert. Datenschutz ist nicht zu verwechseln mit Datensicherheit.

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) definiert verbindlich für alle Unternehmen, die der gesetzlichen Meldepflicht unterliegen, klare Anforderungen an die Dokumentation bezüglich der Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit eines Verfahrens, in denen personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet oder genutzt werden. Darin ist zu dokumentieren, welche personenbezogenen Daten mithilfe welcher Verfahren auf welche Weise verarbeitet werden und welche Datenschutzmaßnahmen dabei getroffen wurden. Die Beschreibung der Verarbeitungstätigkeiten dient dem behördlichen Datenschutzbeauftragten als Prüfungsunterlage und ist ihm zur Aufnahme in das Verfahrensverzeichnis zur Verfügung zu stellen. Hinweis: Mit Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 wurde das Verfahrensverzeichnis durch ein zuführendes Verarbeitungsverzeichnis bzw. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten abgelöst. Zu den Verarbeitungstätigkeiten im Sinne des Datenschutzes gehören alle Vorgänge im Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten.

In Anlehnung an das Gabler Wirtschaftslexikon fasst Datensicherheit alle technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz von Daten vor Verfälschung (Integrität), Zerstörung (Verfügbarkeit) und unzulässiger Weitergabe (Vertraulichkeit) zusammen. Bei Bedarf können weitere Schutzziele wie Authentizität, Verbindlichkeit und Zurechenbarkeit einbezogen werden. Heute wird meist der weiter gefasste Begriff Informationssicherheit verwendet.

In Anlehnung an die ISO 9000 (2014) ist ein Dokument definiert als eine Zusammenfassung von Informationen auf einem Trägermedium (Papier, sonstige Speicherung), das als Gesamtheit identifizierbar und zugänglich ist. Informationen entstehen, wenn Daten analysiert und kombiniert und so in einen konkreten Kontext gesetzt werden. Die zu einem Dokument zusammengefassten Informationen müssen als Gesamtheit erkennbar, zugreifbar und verwendbar sein.  Ebenfalls in Anlehnung an die Definition der DIN EN ISO 9000:2015 werden Informationen definiert als Daten mit Bedeutung. Die in einer CMDB gesammelten Daten sind also erst einmal kein Dokument. Die in einer weiterverwendbaren Sicht aggregierten Daten sind aber durchaus als Dokument zu begreifen. Interessant ist an dieser Stelle ein Blick in die ISO/IEC: Directives Part 1 – Consolidated ISO Supplement – Procedures specific to ISO ISO_IEC Directives Part 1: 2015. Hier führt die ISO den Begriff Dokumentierte Informationen, anstelle ein und verwendet diesen anstelle von Dokumente und Aufzeichnungen. Der Begriff Dokumentierte Informationen umfasst alle aus Sicht der jeweiligen Managementnorm vom Unternehmen zu lenkenden Informationen.

Bei einer Dokumentation handelt es sich um eine Zusammenstellung von Dokumenten zu einem definierten Sachverhalt in beliebiger Art und auf jeglichem Medium als Ergebnis von Dokumentationstätigkeiten.

Das Dokumentationskonzept dient der Umsetzung der Dokumentationsrichtlinie und definiert Vorgaben für die strukturelle und inhaltliche Ausgestaltung der Fach-Dokumentation (hier der IT-Dokumentation) sowie für die operative Verwaltung von Dokumenten, d. h. für das Dokumentenmanagement. In der Praxis werden häufig beide in einem Dokument zusammengefasst.  

Nach unserem Verständnis handelt es sich bei einer Dokumentationslandkarte um ein Dokument, das die Struktur der Dokumentation und die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Dokumentationen in einer grafischen Übersicht darstellt. Mittlerweile verwenden wir jedoch anstelle des Begriffs Dokumentenlandkarte nur noch den Begriff „Dokumentationsarchitektur“, da dieser eindeutiger ist.